Kişisel Verileri Korunması Kanunu Kapsamında Personel Verilerinin Hangi Amaçlarla İşlendiğine Dair Aydınlatma Metni
1.VERİ SORUMLUSU
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak EGL SAĞLIK HİZ.A.Ş. tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmekte ve saklanmaktadır.
2.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel veriler, kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan tüm veriler veya veri kümeleri kişisel veri olarak kabul edilmektedir.
Şirketimiz tarafından işlenebilecek kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un m. 5/2 (a) hükmünde kanunlarda açıkça öngörülmesi, 5/2 (f) hükmünde düzenlenen veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebebine ve aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir.
Kişisel Verileriniz Şirketimizin yasal yükümlülükleri ve borçları ile iş sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde özellikle işin; verimli ve doğru yönetimi, kanunlara uygun yürütülmesi, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin uygulanması, denetim veya çekişme hallerinde ispat ya da delil bildirme yükünü yerine getirmeye yardımcı olması gibi amaçlarla işlenmektedir.
Şirketimizde işlenen kişisel verileriniz aşağıda belirtilmiştir.
2.1.Özlük dosyası kapsamında işlenen veriler;
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi gereği işverenler özlük dosyası düzenleyerek, bu belge ve kayıtları saklamak zorundadırlar.
2.2.Kişisel ve İletişim bilgileri ;
Kimlik Bilgileri: Adı Soyadı, TC Kimlik No, Uyruk bilgisi, Nüfus Cüzdan fotokopisi, (İş Kanunu m. 75)
Nüfus Kayıt Örneği, medeni durum bilgisi, fotoğraf, İkametgah/adres bilgileri, banka hesap bilgileri, İmza beyannamesi, oda kayıt belgeleri cep telefonu ve ev-iş telefonu, e-posta adresi bilgileri,
2.3.Mesleki Deneyim, İş/Eğitim bilgileri;
Diploma bilgileri, Ehliyet, sertifika bilgileri, yabancı dil bilgisi, staj deneyimleri, bilgisayar yeterlilik bilgileri, daha önce çalışmış olduğu iş yeri bilgileri ve bu iş yerlerindeki işe giriş ve işten ayrılış tarihleri
2.4.Aile Bilgileri;
Aile durumunu bildirir belge (Aile Durum Bildirimi ile işveren tarafından çalışanlara her ay ödenen asgari geçim indirimi tutarının çalışanlara doğru ödeme yapılabilmesi amacıyla işlenmektedir.)
Acil durumlarda iletişime geçilecek kişi bilgileri çalışan yakını bilgileri ve sağlık aile indirimlerinden yararlandırmak için
2.5.Sağlık Bilgileri;
Sağlık raporu, Kan grubu kartı, istirahat ve iş göremezlik raporları, işe giriş/periyodik muayene formu, Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için alınan sağlık raporları,
Çalışanın engelli olması durumunda sakatlık raporu belgesi, sakatlık indiriminden faydalanıyorsa gelir idaresi başkanlığından alınan indirim yazısı,
Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, doğum raporu, emzirme izni dilekçeleri (İş K.m.74) Ek Sağlık Testleri(Aşı vb.)
2.6.Adli Bilgiler;
Adli sicil kaydı
2.7.Askerlik bilgileri;
Askerlik durumunu gösteren belge
2.8.Diğer bilgiler;
İş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi(5510 Sy.K. m.8),
Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge(İş K. m.41),
Yıllık izin belgesi (İş K. M. 56/son), ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
İmzalı bordrolar, ücret pusulaları,(İş K. m.37)
Çalışan hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
İcra veya Nafaka evrakları
İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri,
İş kazası tutanağı,
Hizmet öncesi eğitim sonunda yapılan sınav soruları ve sonuç bilgisi, Emeklilik yazısı
SGK işten ayrılış bildirgesi(4447 say. K. m.48/4) İbraname,
Çalışma belgesi(İş K. m.28) İmza Beyanı
Vize işlemleri için pasaport bilgileri
Fesih bildirimi, istifa dilekçesi, haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler, işçiye noterle yapılan bildirimler, işe başvuru formu gibi belge ve kayıtlar.
2.9.İşlem Güvenliği
Kurumsal uzantılı e-posta hesapları çalışanlara sadece iş amaçlı olarak tahsis edilmiş olup söz konusu e-posta hesaplarının kayıtlarının şirket sunucularında tutulması ve takip edilmesi, IP adresi, İnternet çıkışlarının loglanması, Şifre ve Parola Bilgileri, Çalışanın işten ayrılması durumunda e-posta hesaplarına erişilmesi ve hesapların kullanımı
2.10.Finansal Bilgiler
Maaş ödemelerinin yapılması için çalışanlarımızın Maaş bilgileri, Iban bilgileri, Banka Hesap No, Banka Şube bilgileri. Vize işlemleri için 3 aylık hesap hareketleri
2.11.Fiziksel Mekân Güvenliği
Özel sağlık hizmet sunucusu olmamız sebebi ile yasal mevzuatlar gereği hastaları ve çalışanlarımızı mahremiyet gözetilerek kameralar ile kayıt altına alıyoruz. Çalışan güvenliği ve anlaşmazlık durumlarının sık yaşanmasından dolayı hukuki olarak aşağıda belirtildiği gibi kamera ve ses kayıtları alınmaktadır.
“Hastane içerisinde ses+görüntü kaydı sadece acil serviste alınıyor olup bu durum “Resmî Gazete’nin 13.09.2022 tarih ve 31952 sayılı tebliğine istinaden Madde7.ö-bendine göre işlemektedir.”
- Acil servis alanı 180+ gün ses ve görüntü ,
- Diğer alanlar 60+ gün sadece görüntü
- İlaç güvenliği için eczanenin izlenmesi ve kayıt (60+ gün sadece görüntü)
- Malzeme güvenliği için satın-alma deponun izlenmesi ve kayıt (60+ gün sadece görüntü)
- Gıda güvenliği için yemekhanenin izlenmesi ve kayıt (60+ gün sadece görüntü)
2.12.Lokasyon Bilgisi
Şirket araçlarının kullanan personellerin Araç Takip Sistemi aracılığı ile işlenen konum bilgileri
2.13.Personel Kimlik Kartları ve PDKS
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) kapsamında mesai giriş – çıkış için okutulan personel kimlik kartı bilgileri
- Bu personel kimlik kartları oluşturulurken kullanılan kişisel bilgiler, (ad-soyad, işe giriş tarihi, çalıştığı birim ve sicil numarası)
- Bu personel kimlik kartı üzerinde yer alan ad-soyad, işe giriş tarihi, doğum tarihi, bağlı olduğu birim,sicil no, görevi bilgileri
3.İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ
Kişisel Verileriniz, 6698 KVKK 5.Maddenin 2.fıkrasında ve yeterli önlemler alınması kaydıyla, 6.maddenin 3.fıkrasında belirtilen şartlardan birinin bulunması halinde ilgili kişinin rızası bulunmadan aktarılabilir. Kişisel Verilerin aktarılmasına ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.
Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda kişisel verileriniz; gerektiğinde Banka ve finansal kuruluşları; BTK, Gelir İdaresi Başkanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Müdürlüğü, Sağlık Bakanlığı&Müdürlüğü, BES Firmaları, Jandarma, Yerel Yönetimler, Teknoloji ve Sanayi Bakanlığı, Bakanlıklar, yargı mercileri, İdari Merciler, İcra Daireleri, Çalışma ve İş Kurumu Bakanlığı& İl Müdürlüğü, Milli Eğitim Kurumu, Denetçi Kuruluşlar gibi bilimum yetkili kamu kurum ve kuruluşlara, Yurtdışı çıkışları vize işlemleri ve Özel Sağlık Sigortası için tedarikçilere, mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya rızanızın bulunduğu kurum ve kuruluşlara, acil durum yönetmelikleri kapsamında iletişim bilgileriniz tüm personelin otomasyonda görebilmesi ve operasyonel faaliyetler için, kişisel verinin türüne bağlı ve amaçla sınırlı olarak yasal çerçeve içerisinde aktarılabilecektir.
4.KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ
Kişisel verileriniz, Şirketimizin idari Lokasyonu, İş birimleri, Medinova Web Sitesinde, Yenibiriş, Muhasebe ve İK Programı veritabanı, PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), Kamera Kayıtları, şirketimizin faaliyetlerinin tamamlayıcısı veya uzantısı niteliğindeki hizmetleri aldığı taraflar, anlaşmalı kuruluşlar, iş ortakları, tedarikçi vasıtasıyla ve benzeri diğer kanalları aracılığıyla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, yazılı, sözlü ya da elektronik ortamda toplanabilmektedir.
5.KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN HAKLARINIZ
Veri sahibi sıfatıyla Şirketimize başvurarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhini bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerinizi ad soyad ile birlikte ik@medinova.com.tr adresinden e-posta yoluyla ya da Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen diğer başvuru usullerine uygun olarak Şirketimize iletmeniz durumunda talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracağız. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti alınabilecektir.
- Şirketimiz tarafından 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında hazırlanan ‘Genel Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası’ na https://www.medinova.com.tr/kvkk adresinden ulaşabilirsiniz.
Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Personel Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı doğrultusunda Yöntem ve hukuki sebeplerle sınırlı kalmak kaydıyla,
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak veri sorumlusu sıfatıyla EGL SAĞLIK HİZMETLERİ AŞ tarafından işlenmesine gerekli durumlarda kamu kurumları ve yetkili tedarikçiler ile paylaşılmaktadır.